Sempre più pazienti sono coperti da polizze, fondi sanitari o casse (Unisalute, Previmedical e simili) che operano in regime di rimborso indiretto: il paziente paga la prestazione allo studio e, successivamente, chiede il rimborso alla propria assicurazione. Fino a ieri queste richieste si seguivano fuori dal gestionale, tra fogli Excel e promemoria cartacei, con il rischio di perdere di vista scadenze, importi e pratiche ancora aperte.

Con l’ultima versione di Horizon è possibile gestire l’intero ciclo di rimborso direttamente in programma, tramite un nuovo documento chiamato Pratica di Rimborso. La pratica vive dentro la cartella contabile del paziente, accanto a preventivi e fatture, e diventa un documento tracciato con propri dati, stati e scadenze. Il presupposto è una sola impostazione: nelle Anagrafiche Enti Convenzionanti la convenzione dell’assicurazione va marcata come Indiretta, in modo che Horizon sappia che quel caso si chiude con una richiesta di rimborso e non con una fattura all’ente.

Creare la pratica di rimborso

La pratica può essere generata da due punti, a seconda di come lavora lo studio:

• direttamente dal preventivo, con il pulsante Nuova Pratica Rimborso;
• dalla cartella contabile del paziente, con la voce Nuova Richiesta di Rimborso.

Si apre così la scheda Pratica Rimborso con la sezione Dati Pratica, dove si raccolgono tutte le informazioni utili alla richiesta:

• Convenzione — l’assicurazione o l’ente destinatario della richiesta;
• Numero e Scadenza della pratica;
• Descrizione pratica;
• Importo Rimborsato — la quota che l’assicurazione riconoscerà;
• Autorizzazione e Ticket;
• Bollo Carico Assicurazione;
• la griglia delle Fatture associate e l’area Allegati, per conservare le scansioni dei documenti direttamente nella pratica.

In questo modo ogni richiesta inviata a un’assicurazione diventa un documento completo e consultabile in qualsiasi momento, senza più appoggiarsi a strumenti esterni.

Seguire lo stato della pratica

Il valore aggiunto della Pratica di Rimborso è il suo ciclo di vita. Ogni pratica dispone di una serie di caselle di stato, ciascuna con la relativa data, che la segreteria spunta man mano che la richiesta avanza:

• Inserita — la pratica è stata compilata e protocollata;
• Accettata — l’assicurazione ha accolto la richiesta;
• Rifiutata — la richiesta è stata respinta;
• Sospesa — in attesa di integrazioni o documenti;
• Conclusa — pratica chiusa e rimborso liquidato.

La presenza di una data per ogni passaggio permette di sapere, in qualsiasi momento, quali pratiche sono ancora aperte, quali attendono documenti e quali vanno sollecitate: uno strumento prezioso per non lasciare indietro nessun rimborso.

Dal rimborso alla fattura

Quando l’assicurazione riconosce il rimborso, non serve reinserire nulla a mano. Dalla pratica è sufficiente utilizzare il pulsante Trasforma in Fattura: Horizon converte la Pratica di Rimborso in una fattura vera e propria, riportando automaticamente convenzione, importo, importo rimborsato, bollo a carico dell’assicurazione, numero di autorizzazione e ticket.

Se per la stessa pratica risultasse già emessa una fattura, il programma lo segnala e chiede conferma prima di procedere, evitando duplicazioni.

Il report di controllo delle pratiche

Per avere una visione d’insieme, da Vai A > Altri Riepiloghi > Controllo Convenzioni si accede all’Elenco Pratiche Rimborso: un riepilogo che raccoglie tutte le pratiche dei pazienti con numero, convenzione/assicurazione, importi, scadenze e stato di avanzamento, completo di totali automatici.

È il quadro di controllo ideale per la segreteria: in un’unica schermata si vede a colpo d’occhio quanto è ancora da rimborsare, quali pratiche sono in scadenza e quali sono ormai concluse. Con Horizon la gestione dei rimborsi assicurativi diventa così un processo ordinato, tracciato e sempre sotto controllo.