Horizon · Richiami e agenda
La nuova gestione dei richiami parte dall’agenda che usi ogni giorno. Fissi l’appuntamento e, se il periodo è compatibile, Horizon lo collega automaticamente al richiamo attivo del paziente. Nella griglia riconosci subito il collegamento; dalla finestra dell’appuntamento puoi confermare che il paziente è venuto e gestire il prossimo controllo.
Il colore del memo ti aiuta a leggere la giornata. Guarda la M sulla destra della riga dell’appuntamento:
- M blu: l’appuntamento è collegato a un richiamo.
- M gialla: il prossimo richiamo è già stato gestito.
Quando il paziente è venuto al richiamo e la scadenza successiva è stata sistemata, il memo passa da blu a giallo. Scorrendo gli appuntamenti della giornata, la segreteria vede subito per quali pazienti ha già completato questo passaggio, senza aprire ogni appuntamento.
Dal memo in griglia al pulsante Rich. nella finestra dell’appuntamento, puoi seguire il paziente dalla prenotazione alla gestione del prossimo richiamo. Horizon tiene aggiornati appuntamento e scadenza in base alle operazioni che registri; telefonate, messaggi e note restano nello storico per chi riprenderà il lavoro dopo di te.
Gestisci il richiamo dall’agenda
Fissi l’appuntamento come fai normalmente: al collegamento con il richiamo pensa Horizon. Il programma verifica se il paziente ha un richiamo attivo nel periodo compatibile, da un mese prima a due mesi dopo il mese previsto per il richiamo. Se ne trova uno solo, senza un appuntamento futuro già fissato, lo collega automaticamente alla prenotazione e mostra un breve avviso. Il memo blu rende subito visibile il collegamento nella griglia.
Per un richiamo previsto a marzo, per esempio, la finestra comprende gli appuntamenti da febbraio a maggio. La segreteria non deve effettuare un collegamento manuale: interviene solo se l’appuntamento riguarda un richiamo fuori da questo periodo o se occorre correggere l’associazione.
Se i richiami compatibili sono più di uno, nella scheda dell’appuntamento Horizon ti propone di scegliere. Se invece prenoti partendo dalla gestione richiami, il collegamento è già predisposto.
Conferma che il paziente è venuto
Quando il paziente viene per il controllo, usa Rich. → Conferma che il paziente è venuto. Con questa conferma comunichi a Horizon che il richiamo è stato effettuato con successo: il programma registra la venuta e sposta automaticamente il periodo del prossimo richiamo in base alla frequenza stabilita.
La nuova scadenza si calcola a partire da quando il paziente è effettivamente venuto. Per esempio: il richiamo è previsto a marzo, ma il paziente viene a maggio. Con una frequenza di sei mesi, quando confermi la venuta il prossimo richiamo viene programmato per novembre: maggio + 6 mesi.
Nelle note dell’appuntamento compare il nuovo periodo e la M del memo passa da blu a giallo. Guardando la giornata, riconosci subito i pazienti venuti al richiamo per i quali è già stata gestita la scadenza successiva. La segreteria non deve ricalcolare e aggiornare il periodo a mano.
Lo stesso aggiornamento avviene quando registri l’arrivo del paziente in agenda. La sola data dell’appuntamento non basta: la presenza deve essere confermata. Se il richiamo è unico, senza ripetizione, viene concluso; nelle note compare richiamo concluso e il memo diventa giallo anche in questo caso.
Vedi subito se il paziente ha prenotato
Nella griglia dell’agenda, il memo blu sull’appuntamento indica che il paziente ha un appuntamento collegato a un richiamo. Lo riconosci subito dal colore, senza aprire la scheda.
Se ti servono maggiori dettagli, apri Rich. → Stato Richiamo → Mostra richiamo. Nella scheda trovi motivo, periodo e frequenza del richiamo; i campi Programmato il e Agenda riportano quando è fissato l’appuntamento e su quale agenda.
Per la segreteriaIl colore del memo ti dà l’informazione immediata; apri il richiamo quando vuoi consultarne i dettagli e i contatti registrati.
Sposti l’appuntamento? Si aggiorna anche il richiamo
Se cambi giorno, ora o agenda dell’appuntamento collegato, Horizon aggiorna anche i riferimenti nel richiamo. Non devi riportare la modifica a mano.
Se il nuovo appuntamento cade dopo il mese previsto per il richiamo, anche la scadenza si sposta a quel mese. Quando confermi la venuta, il periodo successivo viene calcolato dalla data dell’appuntamento effettuato.
Se l’appuntamento salta, scegli come proseguire
Quando l’appuntamento viene cancellato o annullato, oppure il paziente viene segnato come non presentato, Horizon chiede che cosa fare del richiamo. Anche dalla scheda dell’appuntamento puoi usare Rich. → Stato Richiamo → Il paziente ha annullato: l’appuntamento resta in agenda e l’annullamento si registra quando confermi con OK. Puoi scegliere:
- Non modificare il richiamo: mantieni la scadenza e togli il collegamento all’appuntamento saltato.
- Rinvia la scadenza a: scegli il nuovo mese e anno.
- Sospendi il richiamo: interrompi i richiami per quel motivo.
Puoi anche aggiungere il paziente a quelli da controllare in agenda, per ritrovarlo fra le persone da ricontattare. Se hai provato a cercarlo senza riuscirci, puoi selezionare Conta come contatto non riuscito.
Una breve nota, come «chiede di rimandare a luglio», aiuta anche chi riprenderà il lavoro dopo di te.
Lascia traccia delle telefonate e dei messaggi
Dopo aver contattato il paziente, usa Contatto… e scegli la modalità: telefono, SMS, WhatsApp, email o di persona. Horizon registra la data, il tipo di contatto e la sigla dell’operatore.
Se il paziente non ha risposto, segna anche Non risponde. Questo comando indica l’esito del tentativo già registrato: non aggiunge un secondo contatto al totale.
Nella sezione Contatti trovi l’ultimo contatto, chi lo ha gestito, il totale dei contatti e il numero dei tentativi senza risposta. Al cambio di turno, chi continua il lavoro ha già queste informazioni.
Dopo tre tentativi senza risposta, la decisione resta alla segreteria. Nel riepilogo Horizon segnala il raggiungimento della soglia e mantiene il richiamo in elenco: puoi riprogrammarlo oppure disattivarlo. Dalla scheda del singolo richiamo viene proposta la sospensione, che puoi accettare o rifiutare.
Dal riepilogo scegli chi chiamare
Nel riepilogo richiami, la colonna Situazione ti aiuta a distinguere chi è da contattare, chi è stato contattato ma non ha prenotato, chi non risponde e chi ha già un appuntamento. Indica anche i richiami rinviati, sospesi o da verificare.
Da verificare segnala un appuntamento passato per il quale non risulta registrato l’arrivo. Controlla che cosa è successo: il paziente potrebbe essere venuto senza essere stato segnato.
Per preparare le telefonate:
- Seleziona il periodo e i filtri che ti servono, per esempio il motivo del richiamo.
- Spunta Pazienti senza appuntamento per vedere chi non ha un appuntamento valido per quel richiamo. L’elenco comprende anche gli appuntamenti passati da verificare.
- Fai clic con il tasto destro sulla riga per registrare un contatto, segnare Non risponde o fissare l’appuntamento in agenda. Partendo dal richiamo, il collegamento è già predisposto.
Se hai contattato più pazienti, per esempio con un messaggio ai richiami del mese, Contatto a tutti… registra il contatto per tutte le righe visibili, rispettando i filtri. Serve a registrare il contatto effettuato: non invia il messaggio.
Con Sposta la scadenza… puoi scegliere un nuovo mese e anno per i richiami selezionati; se non ci sono righe selezionate, il comando lavora sull’elenco visualizzato. I richiami con un appuntamento futuro vengono esclusi dallo spostamento. Con Disattiva richiami… puoi invece interrompere quelli che hai deciso di non proseguire.
Ritrovi le operazioni nello storico
Il pulsante Storico mostra i contatti e le modifiche registrate: appuntamenti fissati, spostati o annullati, rinvii, sospensioni e arrivi. Trovi la data, la sigla dell’operatore e le eventuali note.
Puoi consultare il richiamo selezionato oppure tutti i richiami del paziente. È utile per riprendere una telefonata sapendo già che cosa era stato concordato.
Dall’appuntamento puoi accedere direttamente con Rich. → Stato Richiamo → Mostra lo storico del richiamo, oppure usare Aggiungi una nota allo storico richiamo per annotare un accordo con il paziente.
Che cosa serve per usarlo
La nuova gestione dei richiami fa parte delle funzioni di base di Horizon 64.
Vuoi vedere come funziona nel tuo studio?
Il team CAES può mostrarti i nuovi richiami e aiutarti a usarli nel lavoro quotidiano della segreteria.