Horizon · Servizi online per lo studio
Dalla scelta dell’appuntamento al pagamento, il paziente può fare tutto dal telefono. Lo studio decide cosa rendere disponibile e ritrova il lavoro nel proprio gestionale.
La richiesta di un appuntamento arriva spesso quando la segreteria ha già chiuso. Il paziente si ricorda di prenotare una visita la sera, oppure trova un momento libero nel fine settimana. Anche un pagamento può restare in sospeso semplicemente perché tornare in studio è scomodo.
Con il nuovo servizio di prenotazioni e pagamenti online di Horizon, queste operazioni possono iniziare direttamente dal telefono. Il paziente apre la pagina dello studio, sceglie la prestazione e, dove è attiva la prenotazione diretta, trova gli orari disponibili. Se lo studio lo prevede, può anche saldare online. Per fatture, rate e appuntamenti già concordati, invece, riceve un collegamento dedicato al pagamento.
Il servizio fa parte delle funzionalità di Horizon: lo studio lo configura dal gestionale, secondo la propria organizzazione. Per il paziente basta il browser, senza scaricare un’app.
Dall’appuntamento al prossimo controllo
Le funzioni online sono accessibili anche dalla scheda Paziente dell’appuntamento. Con «Prenota On Line» la segreteria può inviare al paziente il link per prenotare, per esempio, un prossimo controllo: sarà lui a scegliere tra gli orari resi disponibili dallo studio. Nella stessa schermata, «Paga On Line» permette di accedere alla richiesta di pagamento. Un modo rapido per proporre il prossimo appuntamento e gestire il saldo partendo dal paziente già selezionato.
Dalla scheda Paziente dell’appuntamento si accede all’invio del link di prenotazione e alla richiesta di pagamento online.
Da Google e Maps alla prenotazione
Il link di Horizon può essere aggiunto anche alla sezione Prenotazioni del Profilo dell’attività su Google, quando disponibile per la categoria dello studio. Chi trova lo studio nella Ricerca Google o su Google Maps può così aprire la sua pagina di prenotazione e proseguire con Horizon. L’inserimento si gestisce dal profilo dello studio, come descritto nella guida di Google ai link delle attività.
È un’opportunità anche per il marketing dello studio: collegare la visibilità online a un’azione concreta. Il servizio raggiunge anche chi sta cercando uno studio nella propria zona e offre un percorso per prenotare proprio nel momento in cui nasce l’interesse.
Lo studio sceglie cosa offrire online
Aprire le prenotazioni sul web significa offrire un percorso preciso. Dal pannello «Prenota On Line» si scelgono le prestazioni disponibili: per esempio una prima visita, una seduta di igiene orale o un controllo.
Per ciascuna si possono definire durata, descrizione, agende e operatore, giorni e fasce orarie. Si impostano anche il preavviso minimo, quanto avanti si può prenotare, le chiusure e le ferie. Le regole online rispettano la disponibilità delle agende: è lo studio a decidere quali spazi offrire ai pazienti.
Il pannello di Horizon raccoglie le regole di prenotazione e le impostazioni dei pagamenti. Interfaccia originale con dati dimostrativi.
Si possono aggiungere anche istruzioni specifiche per ogni prestazione, come il promemoria di portare gli esami precedenti. Il paziente le trova nel percorso di prenotazione: la segreteria può così comunicare le indicazioni utili prima della visita, con un testo uniforme deciso dallo studio.
Il paziente sceglie la prestazione e l’orario
La pagina può essere raggiunta dal sito dello studio o da un collegamento condiviso con il paziente. Il percorso è guidato: si indica se si è già pazienti, si sceglie la prestazione e si passa agli orari disponibili.
Chi è già seguito dallo studio può essere riconosciuto attraverso il codice fiscale e le ultime quattro cifre del cellulare presente in anagrafica. Questo permette di collegare l’appuntamento alla scheda esistente e di evitare di richiedere dati già conosciuti. Per chi arriva per la prima volta, il percorso raccoglie nome e recapiti utili alla segreteria.
Il paziente vede le prestazioni che lo studio ha scelto di offrire online, con durata e prezzo quando indicato.
Scelta la prestazione, il paziente consulta i giorni e gli orari disponibili: le disponibilità vengono prese direttamente dall’agenda di Horizon, nel rispetto delle regole impostate dallo studio per le prenotazioni online. Prima della conferma il paziente può controllare il riepilogo, lasciare una nota allo studio ed esprimere il consenso al trattamento dei dati per la gestione dell’appuntamento.
Quando la prenotazione online viene confermata, l’appuntamento viene memorizzato direttamente nell’agenda di Horizon: la segreteria non deve inserirlo di nuovo. Se un orario non è più disponibile, il servizio lo segnala e propone di scegliere nuovamente.
Gli orari sono raggruppati per giorno. Nell’esempio, il paziente sceglie martedì 15 settembre alle 09:30.
Prenotazione confermata e richiesta di appuntamento sono due cose diverse. Con l’agenda collegata, il paziente può scegliere un orario e prenotare direttamente. Negli studi configurati per ricevere richieste, oppure quando l’agenda non è raggiungibile, lascia invece una preferenza e i recapiti: sarà la segreteria a concordare e confermare l’appuntamento. Per gli studi serviti dal cloud CAES, la prenotazione diretta può funzionare anche con il PC dello studio spento.
Si può saldare mentre si prenota
Per le prestazioni configurate, lo studio può proporre il saldo online durante la prenotazione. La modalità può essere facoltativa, lasciando al paziente la possibilità di pagare in studio, oppure obbligatoria per le prestazioni a cui è associato un importo da saldare.
Il paziente vede l’importo prima di procedere e sceglie tra carta tramite Stripe e PayPal, secondo i servizi attivati dallo studio. Il pagamento avviene sulla pagina del fornitore e l’incasso arriva sull’account dello studio.
Nel percorso con pagamento, l’appuntamento viene inserito in agenda dopo l’esito positivo. Se nel frattempo il posto è stato occupato, il paziente viene avvisato e lo studio riceve la segnalazione per concordare un nuovo orario e gestire il saldo già versato.
Saldo facoltativo: il paziente può pagare online oppure scegliere di pagare in studio. Gli importi sono esempi dimostrativi.
L’esito distingue il pagamento riuscito dall’appuntamento confermato. Schermata dimostrativa: nessun pagamento reale.
Un passaggio in meno per la segreteriaPer una prestazione saldata online, lo studio riceve insieme l’appuntamento e l’informazione sul pagamento. Al momento dell’accoglienza può verificare quanto è già stato versato, senza chiedere al paziente di ricostruire l’operazione.
Un link per pagare fatture, rate e appuntamenti
Il pagamento online serve anche quando l’appuntamento è già stato concordato o il documento è già stato emesso. Da Horizon la segreteria può generare un link di pagamento partendo da una fattura, da una scadenza o dall’appuntamento in agenda, e inviarlo al paziente.
Chi lo riceve apre una pagina essenziale: il nome dello studio, la descrizione della richiesta, l’importo e i pulsanti per pagare. Non deve cercare la prestazione né ripetere la prenotazione. È utile, per esempio, per saldare una fattura da casa o una rata alla scadenza.
Questi link sono disponibili anche negli studi che utilizzano il servizio per le sole richieste di appuntamento. Il paziente può quindi pagare online anche quando lo studio non offre la scelta diretta degli orari.
Il link porta direttamente alla richiesta da saldare. Nell’esempio, una fattura di 120 euro.
La segreteria ritrova il risultato in Horizon
Lo studio può consultare lo stato delle richieste di pagamento e distinguere quelle ancora aperte, quelle pagate e quelle già registrate. Quando il collegamento lo consente, l’incasso viene registrato automaticamente; negli altri casi Horizon segnala i pagamenti da acquisire, disponibili dal menu Contabilità › Pagamenti › Pagamenti online ricevuti.
Il pagamento viene collegato al documento di riferimento. Per i saldi delle prestazioni associati a un paziente riconosciuto, Horizon predispone una pro forma con l’incasso collegato, che lo studio può trasformare in fattura. I nuovi pazienti richiedono invece il completamento dell’anagrafica e la gestione del documento da parte della segreteria.
L’elenco permette alla segreteria di seguire le richieste e registrare i pagamenti ricevuti. Interfaccia originale con dati dimostrativi.
Attiva i nuovi servizi online di Horizon
Prenotazioni e pagamenti online sono disponibili con la nuova versione di Horizon. Contatta CAES per attivare il servizio e configurarlo secondo le esigenze del tuo studio.