Horizon · Richiami e agenda
La nuova gestione dei richiami parte dall’agenda che usi ogni giorno. Nella griglia riconosci subito gli appuntamenti collegati ai richiami; dalla finestra dell’appuntamento puoi confermare che il paziente è venuto e gestire il prossimo controllo.
Il colore del memo ti aiuta a leggere la giornata. Guarda la M sulla destra della riga dell’appuntamento:
- M blu: l’appuntamento è collegato a un richiamo.
- M gialla: il prossimo richiamo è già stato gestito.
Quando il paziente è venuto al richiamo e la scadenza successiva è stata sistemata, il memo passa da blu a giallo. Scorrendo gli appuntamenti della giornata, la segreteria vede subito per quali pazienti ha già completato questo passaggio, senza aprire ogni appuntamento.
Dal memo in griglia al pulsante Rich. nella finestra dell’appuntamento, puoi seguire il paziente dalla prenotazione alla gestione del prossimo richiamo. Horizon tiene aggiornati appuntamento e scadenza in base alle operazioni che registri; telefonate, messaggi e note restano nello storico per chi riprenderà il lavoro dopo di te.
Gestisci il richiamo dall’agenda
Nella scheda dell’appuntamento, il pulsante Rich. riunisce i comandi per seguire il richiamo:
- Collega a un richiamo esistente: scegli tra i richiami attivi del paziente quello a cui si riferisce l’appuntamento.
- Conferma che il paziente è venuto: registri la presenza per il richiamo collegato anche senza passare dallo stato di arrivo dell’agenda.
- Stato Richiamo: trovi i comandi per indicare che il paziente ha annullato, aggiungere una nota, consultare lo storico, aprire la scheda, gestire il prossimo richiamo o scollegare quello associato per errore.
- Nuovo richiamo futuro: crei un richiamo per un controllo successivo, senza collegarlo all’appuntamento aperto. Indichi motivo, periodo e frequenza; puoi anche usare Fissa subito appuntamento per prenotare la nuova seduta.
Dentro la scheda, anche il pulsante Rich. segnala il collegamento: si evidenzia in rosso quando è presente, in giallo quando il paziente ha richiami attivi ma nessuno è collegato a quell’appuntamento. Dal menu puoi anche aprire Come funzionano i richiami (guida) o scegliere Nascondi bottone richiami.
Il passaggio fondamentale: appuntamento e richiamo collegati
Per usare bene la nuova gestione, l’appuntamento deve essere collegato al richiamo a cui si riferisce. Horizon facilita questo passaggio e, una volta creato il collegamento, tiene aggiornato il richiamo in base alle operazioni registrate in agenda.
- Fissi l’appuntamento dalla gestione richiami: parti dal richiamo del paziente e usa il comando per fissare l’appuntamento in agenda. Il collegamento è già predisposto.
- Inserisci l’appuntamento dall’agenda: se trova un solo richiamo attivo compatibile con il periodo e senza un appuntamento futuro già fissato, Horizon lo collega automaticamente e mostra un breve avviso. Nella scheda dell’appuntamento, se i richiami compatibili sono più di uno, ti propone di scegliere.
- Vuoi scegliere o correggere il collegamento: apri il pulsante Rich. e usa Collega a un richiamo esistente.
Se sposti l’appuntamento, il richiamo si aggiorna automaticamente. Se lo cancelli, lo annulli o segni il paziente come non presentato, Horizon ti propone come proseguire: puoi anche riprogrammare il richiamo direttamente dall’agenda, scegliendo il nuovo mese e anno.
Le operazioni vengono registrate nello storico del richiamo, senza doverle annotare di nuovo. Quando registri l’arrivo del paziente, Horizon prepara la prossima scadenza secondo la frequenza prevista oppure conclude il richiamo unico.
Controlla il richiamo indicato nelle note dell’appuntamento. Se il collegamento manca o riguarda un altro controllo, usa il menu Rich. per sistemarlo: gli automatismi si applicano al richiamo collegato.
Vedi subito se il paziente ha prenotato
Nella griglia dell’agenda, il memo blu sull’appuntamento indica che il paziente ha un appuntamento collegato a un richiamo. Lo riconosci subito dal colore, senza aprire la scheda.
Se ti servono maggiori dettagli, apri Rich. → Stato Richiamo → Mostra richiamo. Nella scheda trovi motivo, periodo e frequenza del richiamo; i campi Programmato il e Agenda riportano quando è fissato l’appuntamento e su quale agenda.
Per la segreteriaIl colore del memo ti dà l’informazione immediata; apri il richiamo quando vuoi consultarne i dettagli e i contatti registrati.
Sposti l’appuntamento? Si aggiorna anche il richiamo
Se cambi giorno, ora o agenda dell’appuntamento collegato, Horizon aggiorna anche i riferimenti nel richiamo. Non devi riportare la modifica a mano.
Se il nuovo appuntamento cade dopo il mese previsto per il richiamo, anche la scadenza si sposta a quel mese.
Per esempio: l’igiene semestrale è prevista per maggio 2027. Il paziente sposta l’appuntamento dal 12 maggio al 3 luglio. Il richiamo si aggiorna a luglio; quando registri l’arrivo del paziente, la prossima scadenza diventa gennaio 2028.
Se l’appuntamento salta, scegli come proseguire
Quando l’appuntamento viene cancellato o annullato, oppure il paziente viene segnato come non presentato, Horizon chiede che cosa fare del richiamo. Anche dalla scheda dell’appuntamento puoi usare Rich. → Stato Richiamo → Il paziente ha annullato: l’appuntamento resta in agenda e l’annullamento si registra quando confermi con OK. Puoi scegliere:
- Non modificare il richiamo: mantieni la scadenza e togli il collegamento all’appuntamento saltato.
- Rinvia la scadenza a: scegli il nuovo mese e anno.
- Sospendi il richiamo: interrompi i richiami per quel motivo.
Puoi anche aggiungere il paziente a quelli da controllare in agenda, per ritrovarlo fra le persone da ricontattare. Se hai provato a cercarlo senza riuscirci, puoi selezionare Conta come contatto non riuscito.
Una breve nota, come «chiede di rimandare a luglio», aiuta anche chi riprenderà il lavoro dopo di te.
Confermi la presenza e si prepara il prossimo richiamo
Quando segni il paziente come arrivato in agenda oppure usi Rich. → Conferma che il paziente è venuto, Horizon registra la venuta e calcola automaticamente la prossima scadenza del richiamo collegato, in base alla frequenza. L’appuntamento appena svolto non occupa più la prenotazione del ciclo successivo.
Il risultato si vede anche sull’appuntamento della giornata: la M del memo passa da blu a giallo e nelle note compare il periodo del prossimo richiamo. Per cambiare la scadenza calcolata, usa Rich. → Stato Richiamo → Gestisci prossimo richiamo.
Per esempio: il paziente ha un appuntamento per l’igiene il 3 luglio 2027, collegato a un richiamo semestrale: in griglia lo riconosci dalla M blu. Quando confermi che è venuto, Horizon prepara la scadenza di gennaio 2028 e nelle note scrive riprogrammato gennaio 2028. La M diventa gialla: guardando la giornata del 3 luglio, sai che per quel paziente è già stato gestito il richiamo successivo.
Se è un richiamo unico, senza ripetizione, viene concluso: nelle note compare richiamo concluso e il memo diventa giallo anche in questo caso.
Il passaggio da ricordare è confermare la presenza. Puoi farlo registrando l’arrivo o dal menu Rich.: la sola data dell’appuntamento non basta per considerare il paziente venuto.
Lascia traccia delle telefonate e dei messaggi
Dopo aver contattato il paziente, usa Contatto… e scegli la modalità: telefono, SMS, WhatsApp, email o di persona. Horizon registra la data, il tipo di contatto e la sigla dell’operatore.
Se il paziente non ha risposto, segna anche Non risponde. Questo comando indica l’esito del tentativo già registrato: non aggiunge un secondo contatto al totale.
Nella sezione Contatti trovi l’ultimo contatto, chi lo ha gestito, il totale dei contatti e il numero dei tentativi senza risposta. Al cambio di turno, chi continua il lavoro ha già queste informazioni.
Dopo tre tentativi senza risposta, la decisione resta alla segreteria. Nel riepilogo Horizon segnala il raggiungimento della soglia e mantiene il richiamo in elenco: puoi riprogrammarlo oppure disattivarlo. Dalla scheda del singolo richiamo viene proposta la sospensione, che puoi accettare o rifiutare.
Dal riepilogo scegli chi chiamare
Nel riepilogo richiami, la colonna Situazione ti aiuta a distinguere chi è da contattare, chi è stato contattato ma non ha prenotato, chi non risponde e chi ha già un appuntamento. Indica anche i richiami rinviati, sospesi o da verificare.
Da verificare segnala un appuntamento passato per il quale non risulta registrato l’arrivo. Controlla che cosa è successo: il paziente potrebbe essere venuto senza essere stato segnato.
Per preparare le telefonate:
- Seleziona il periodo e i filtri che ti servono, per esempio il motivo del richiamo.
- Spunta Pazienti senza appuntamento per vedere chi non ha un appuntamento valido per quel richiamo. L’elenco comprende anche gli appuntamenti passati da verificare.
- Fai clic con il tasto destro sulla riga per registrare un contatto, segnare Non risponde o fissare l’appuntamento in agenda. Partendo dal richiamo, il collegamento è già predisposto.
Se hai contattato più pazienti, per esempio con un messaggio ai richiami del mese, Contatto a tutti… registra il contatto per tutte le righe visibili, rispettando i filtri. Serve a registrare il contatto effettuato: non invia il messaggio.
Con Sposta la scadenza… puoi scegliere un nuovo mese e anno per i richiami selezionati; se non ci sono righe selezionate, il comando lavora sull’elenco visualizzato. I richiami con un appuntamento futuro vengono esclusi dallo spostamento. Con Disattiva richiami… puoi invece interrompere quelli che hai deciso di non proseguire.
Ritrovi le operazioni nello storico
Il pulsante Storico mostra i contatti e le modifiche registrate: appuntamenti fissati, spostati o annullati, rinvii, sospensioni e arrivi. Trovi la data, la sigla dell’operatore e le eventuali note.
Puoi consultare il richiamo selezionato oppure tutti i richiami del paziente. È utile per riprendere una telefonata sapendo già che cosa era stato concordato.
Dall’appuntamento puoi accedere direttamente con Rich. → Stato Richiamo → Mostra lo storico del richiamo, oppure usare Aggiungi una nota allo storico richiamo per annotare un accordo con il paziente.
Che cosa serve per usarlo
La nuova gestione dei richiami fa parte delle funzioni di base di Horizon 64.
Vuoi vedere come funziona nel tuo studio?
Il team CAES può mostrarti i nuovi richiami e aiutarti a usarli nel lavoro quotidiano della segreteria.