Horizon · Richiami e agenda

Chi devo chiamare? Chi ha già preso appuntamento? Quando torna per il prossimo controllo? Con la nuova gestione dei richiami, queste informazioni si trovano più facilmente e molti aggiornamenti avvengono da soli.

Quando si lavora sui richiami, basta un’interruzione per perdere il punto: un paziente non risponde, un altro chiede di essere richiamato, un altro ancora ha già prenotato. Il giorno dopo, o al cambio di turno, bisogna ricostruire tutto.

Ora il richiamo può essere collegato all’appuntamento in agenda. Horizon tiene aggiornate le informazioni e conserva i contatti registrati dalla segreteria. Così è più semplice capire chi chiamare e che cosa fare.

Vedi subito se il paziente ha prenotato

Il richiamo conserva le informazioni che conosci già: motivo, mese, anno e frequenza, per esempio un’igiene ogni sei mesi. La novità è che puoi collegarlo all’appuntamento preso per quel controllo.

Nella finestra del richiamo trovi Programmato il e Agenda: vedi quando è previsto l’appuntamento e su quale agenda. Nelle note dell’appuntamento compare anche il richiamo collegato, per esempio coll. richiamo Igiene di maggio 2027.

Collega il richiamo dall’agenda

Nella scheda dell’appuntamento, il pulsante dei richiami apre questi comandi:

• Collega il richiamo: scegli tra i richiami attivi del paziente quello a cui si riferisce l’appuntamento.
• Mostra richiamo: apri direttamente il richiamo collegato, senza cercarlo nella cartella del paziente.
• Scollega richiamo: togli il collegamento, per esempio se hai scelto il richiamo sbagliato. L’operazione resta indicata nelle note dell’appuntamento.
• Nuovo richiamo: crei un richiamo per il paziente. Se vuoi associarlo all’appuntamento aperto, usa poi Collega il richiamo.

Quando c’è un collegamento, il pulsante si colora: lo riconosci anche senza aprire il menu.

Sposti l’appuntamento? Si aggiorna anche il richiamo

Se cambi giorno, ora o agenda dell’appuntamento collegato, Horizon aggiorna anche i riferimenti nel richiamo. Non devi riportare la modifica a mano.

Se il nuovo appuntamento cade dopo il mese previsto per il richiamo, anche la scadenza si sposta a quel mese.

Se l’appuntamento salta, scegli come proseguire

Quando l’appuntamento viene cancellato o annullato, oppure il paziente viene segnato come non presentato, Horizon chiede che cosa fare del richiamo. Puoi scegliere:

• Non modificare il richiamo: mantieni la scadenza e togli il collegamento all’appuntamento saltato.
• Rinvia la scadenza a: scegli il nuovo mese e anno.
• Sospendi il richiamo: interrompi i richiami per quel motivo.

Puoi anche aggiungere il paziente a quelli da controllare in agenda, per ritrovarlo fra le persone da ricontattare. Se hai provato a cercarlo senza riuscirci, puoi selezionare Conta come contatto non riuscito.

Una breve nota, come «chiede di rimandare a luglio», aiuta anche chi riprenderà il lavoro dopo di te.

Registri l’arrivo e si prepara il prossimo richiamo

Quando segni il paziente come arrivato in agenda, Horizon aggiorna il richiamo collegato: registra la venuta, calcola la prossima scadenza in base alla frequenza e libera il richiamo dal collegamento all’appuntamento appena svolto.

Per esempio, con una frequenza semestrale e un appuntamento del 3 luglio, la prossima scadenza sarà gennaio. Se invece è un richiamo unico, senza ripetizione, viene concluso.

Lascia traccia delle telefonate e dei messaggi

Dopo aver contattato il paziente, usa Contatto… e scegli la modalità: telefono, SMS, WhatsApp, email o di persona. Horizon registra la data, il tipo di contatto e la sigla dell’operatore.

Se il paziente non ha risposto, segna anche Non risponde. Questo comando indica l’esito del tentativo già registrato: non aggiunge un secondo contatto al totale.

Nella sezione Contatti trovi l’ultimo contatto, chi lo ha gestito, il totale dei contatti e il numero dei tentativi senza risposta. Al cambio di turno, chi continua il lavoro ha già queste informazioni.

Dal riepilogo scegli chi chiamare

Nel riepilogo richiami, la colonna Situazione ti aiuta a distinguere chi è da contattare, chi è stato contattato ma non ha prenotato, chi non risponde e chi ha già un appuntamento. Indica anche i richiami rinviati, sospesi o da verificare.

Da verificare segnala un appuntamento passato per il quale non risulta registrato l’arrivo. Controlla che cosa è successo: il paziente potrebbe essere venuto senza essere stato segnato.

Per preparare le telefonate:

• Seleziona il periodo e i filtri che ti servono, per esempio il motivo del richiamo.
• Spunta Pazienti senza appuntamento per vedere chi non ha un appuntamento valido per quel richiamo. L’elenco comprende anche gli appuntamenti passati da verificare.
• Fai clic con il tasto destro sulla riga per registrare un contatto, segnare Non risponde o fissare l’appuntamento in agenda. Partendo dal richiamo, il collegamento è già predisposto.

Se hai contattato più pazienti, per esempio con un messaggio ai richiami del mese, Contatto a tutti… registra il contatto per tutte le righe visibili, rispettando i filtri. Serve a registrare il contatto effettuato: non invia il messaggio.

Ritrovi le operazioni nello storico

Il pulsante Storico mostra i contatti e le modifiche registrate: appuntamenti fissati, spostati o annullati, rinvii, sospensioni e arrivi. Trovi la data, la sigla dell’operatore e le eventuali note.

Puoi consultare il richiamo selezionato oppure tutti i richiami del paziente. È utile per riprendere una telefonata sapendo già che cosa era stato concordato.

Che cosa serve per usarlo

La nuova gestione è compresa in Horizon. Con la versione aggiornata, gli archivi vengono adeguati automaticamente alla prima apertura.