Pagamenti online in Horizon: il link arriva al paziente, il promemoria parte da solo

Horizon · Pagamenti online

Horizon prepara il link di pagamento da condividere con il paziente. Per scadenze, piani rateali e appuntamenti, il servizio può inviarlo automaticamente via e-mail e mandare un promemoria se il pagamento non arriva. L’incasso torna in contabilità da solo.

In ogni studio c’è una parte del lavoro che non riguarda la poltrona: ricordare una rata in scadenza, rintracciare chi non ha ancora saldato, telefonare per un sollecito che nessuno ha voglia di fare. È tempo della segreteria, e spesso è anche un piccolo imbarazzo per entrambe le parti.

Con i pagamenti online di Horizon il paziente riceve un collegamento e paga dal telefono, quando gli è comodo. Lo studio decide che cosa mettere in pagamento; al resto pensa il servizio: l’invio, il promemoria, il sollecito e la registrazione dell’incasso.

Per le fatture il link si genera dalla fattura e lo si condivide con il paziente, per esempio via WhatsApp o SMS. Per scadenze, piani rateali e appuntamenti si può attivare invece l’invio automatico via e-mail, con il promemoria compreso.

Nell’articolo dedicato a prenotazioni e pagamenti online avevamo presentato il saldo durante la prenotazione. Qui raccontiamo l’altra metà del servizio: i pagamenti di ciò che lo studio ha già concordato con il paziente.

Carta con Stripe e PayPal, sull’account dello studio

Il paziente paga con carta di credito o di debito tramite Stripe, oppure con PayPal, secondo i servizi che lo studio ha attivato. Il pagamento avviene sulla pagina sicura del fornitore: viene gestito da Stripe o PayPal e accreditato sull’account dello studio, senza transitare sui conti di CAES.

Il link apre una pagina essenziale, con il nome dello studio, la descrizione della richiesta, l’importo e i pulsanti per pagare. Il paziente non deve registrarsi né scaricare un’app: basta il browser del telefono.

Quattro punti di partenza

Un link di pagamento nasce sempre da qualcosa che in Horizon esiste già. La segreteria non riscrive importi né descrizioni: li prende il gestionale dal documento di partenza.

• Una fattura. Dalla fattura emessa si genera il link per saldarla e lo si manda al paziente per WhatsApp o SMS, oppure lo si copia e lo si invia come si preferisce. Il pagamento chiude la fattura.
• Una singola scadenza. Dal pulsante «Carta» della scadenza si sceglie l’e-mail automatica: il link parte da solo pochi giorni prima della data concordata.
• Un piano rateale. Dall’elenco delle scadenze, la voce «Paga piano rateale con carta…» mette in pagamento tutte le rate scelte in un colpo solo: ogni rata avrà il proprio link, inviato automaticamente cinque giorni prima della scadenza. Sono le rate concordate tra studio e paziente, non un finanziamento: ogni rata viene pagata dal paziente tramite il relativo link.
• Un appuntamento. Con «Paga On Line» dalla scheda dell’appuntamento, Horizon genera la scadenza per l’incasso legata a quella visita e il link per saldarla.

Il punto di forza: le e-mail partono da sole

Generare un link è facile; il lavoro vero è ricordarsene alla data giusta, e poi ricordarsene ancora quando il pagamento non arriva. È proprio la parte che il servizio toglie alla segreteria.

Per le scadenze, le rate e gli appuntamenti, l’e-mail al paziente la manda il server dei pagamenti, sempre acceso, anche quando i computer dello studio sono spenti:

• cinque giorni prima della scadenza, alle 9 del mattino, il paziente riceve il link per pagare (subito, se la scadenza è più vicina o è già passata);
• se il pagamento non risulta sette giorni dopo l’invio del link, parte un promemoria, uno solo, con un tono cortese. Con l’invio cinque giorni prima della scadenza, il promemoria arriva quindi due giorni dopo la scadenza;
• se il paziente paga, non riceve altro.

Il messaggio parte a nome dello studio e, se il paziente risponde, la risposta arriva allo studio. Riporta descrizione, importo, scadenza ed eventuale fattura di riferimento, oltre al recapito telefonico dello studio per chi preferisce chiamare.

Un esempio del messaggio inviato dal servizio per una rata, con le rate ancora da pagare in fondo. Nomi e importi sono dimostrativi.

Per l’appuntamento la segreteria può scegliere anche la strada di sempre: manda il link per WhatsApp e mantiene selezionata la casella del promemoria per e-mail. Il servizio non ripete l’invio, ma se il pagamento non arriva entro sette giorni da quando la segreteria ha mandato il link, ricorda al paziente di saldare.

Il servizio segue anche i cambiamenti fatti in Horizon. Se una scadenza viene spostata o cambia importo, il link si aggiorna e il calendario degli invii riparte; se viene eliminata, il link si annulla e il paziente non potrà pagare una richiesta che non esiste più. Se un indirizzo e-mail viene rifiutato, lo studio ne è avvisato: non resta a credere che il paziente abbia ricevuto il messaggio.

Con la rateizzazione, il paziente ha sempre il piano sotto gli occhi

Quando si manda in pagamento un piano rateale, il paziente riceve subito un’e-mail di riepilogo con il piano intero: numero delle rate, scadenze, importi e totale. Se una rata è già in scadenza, il link per pagarla è dentro lo stesso messaggio, senza un’e-mail separata.

Da lì in poi, ogni e-mail di rata riporta in fondo il piano delle rate successive ancora da pagare, con scadenza e importo di ciascuna e il totale residuo. Vale anche per il promemoria. Così il paziente sa sempre quanto manca e quando, non scambia una rata saldata per la fine del piano e non ha bisogno di telefonare allo studio per chiederlo. Le rate già pagate escono dall’elenco da sole.

Il sollecito, anche dallo scadenziario

Non serve aprire le schede dei pazienti uno per uno. Dallo Scadenziario dei Riepiloghi la segreteria seleziona le scadenze, anche molte insieme, per esempio tutte quelle già scadute, e preme «Invia Link Pagamento»: il servizio manda subito a ciascun paziente l’e-mail con il suo link e, se serve, il promemoria una settimana dopo.

Nello stesso elenco le scadenze con un link ancora aperto sono evidenziate, e «Verifica Stato link pagamento» mostra a che punto è ciascuna richiesta. Il sollecito diventa un’operazione di pochi secondi, fatta una volta, invece di una serie di telefonate.

L’incasso si registra da solo

Quando il paziente paga, l’incasso viene registrato automaticamente in contabilità se Horizon è raggiungibile; altrimenti la registrazione avviene alla prima apertura del gestionale. In entrambi i casi lo studio riceve subito un’e-mail con importo, fornitore e riferimento del pagamento.

• Se il pagamento riguarda una fattura, o una scadenza o una rata di una fattura già emessa, l’incasso viene collegato a quella fattura.
• Se invece la scadenza non è collegata a una fattura, come spesso accade per un piano di cura ancora in corso o per un appuntamento, Horizon genera una fattura pro forma con l’incasso collegato. Lo studio la trasforma in fattura quando è il momento, con «Trasforma in fattura».

Tutte le richieste sono visibili dal menu Contabilità › Pagamenti › Pagamenti online ricevuti, con lo stato di ciascuna: aperta, pagata, registrata. Nessun pagamento va perso.