Chiarimenti preliminari ed evoluzione dei ns software gestionali

A partire dal 1° gennaio 2019 diventerà obbligatoria la “Fatturazione Elettronica” verso i privati.

Dal prossimo anno tutte le fatture che emettiamo e che riceviamo non seguiranno più un iter cartaceo, bensì il tutto averrà tramite uno specifico percorso  elettronico. Le fatture non dovranno essere più stampate , date al cliente e conservate in faldoni, ma inviate direttamente all’Agenzia delle Entrate, attraverso diversi sistemi che poi vedremo, e andrà conservata  non la copia stampata ma il file elettronico. Anche la comunicazione al cliente sarà a carico dell’Agenzia delle Entrate: questa  comunicherà tramite PEC o email al cliente l’emissione della fattura e se il cliente privato non ha PEC troverà comunque la fattura sulla sua area personale che l’AGE metterà a disposizione a tutti.
Una copia stampata potrà essere data al cliente ma avrà un carattere totalmente informativo con nessun valore legale.

Invece che con stampanti e toner, dovremmo prendere confidenza con PEC e i file delle fatture elettroniche, dove oltretutto il formato di interscambio sarà il formato XML e non il PDF. La stampa, quindi, perderà importanza, così come tutti i vari loghi, scritte aggiuntive, etc che siamo abituati a vedere sulle fatture. Le informazione saranno quelle fisse previste dal formato fattura dell’AGE e, cosa molto imporante, le fatture non potranno essere modificate successivamente all’invio.

I bolli dovranno essere emessi in maniera virtuale: alla fine dell’anno fiscale bisognerà pagare con un F24 l’importo dei bolli applicati nell’anno.

Questo passaggio gestionale produrrà benifici e costi.  I benefici sarà che si aboliranno molti adempimenti fiscali, ma per iniziare a mettere in cantiere un sistema del genere il costo si sposta alla fonte: ossia alla generazione, spedizione e conservazione del file xml delle fatture. Noi stiamo da tempo lavorando per naturalizzare questo cambiamento gestionale e rendere il meno impattante possibile questo processo.

A tale proposito vogliamo informarvi su cosa stiamo facendo per introdurre la fatturazione elettronica nei nostri gestionali e darvi un’idea indicativa dei costi.

Il processo di fatturazione elettronica si può sintetizzare in 3 passi.

1) Generazione del file fattura elettronica
2) Spedizione del file all’agenzia delle entrate
3) Conservazione del file

1) Generazione del file

La generazione del file della fattura elettronica sarà incluso nel costo dell’abbonamento e quindi sarà GRATUITO per tutti i nostri clienti.
Tutti potranno continuare a fatturare nel solito modo e con la stessa interfaccia grafica, non ci sarà un curva di apprendimento, perché tutto rimarrà identico. Sarà solo necessario prendere confidenza con il nuovo formato del file che non sarà più pdf, ma avrà estensione xml.

2) Spedizione del file all’agenzia delle entrate

Una volta che il gestionale avrà generato il file xml della fattura questo dovrà essere spedito all’Agenzia delle Entrate e può essere fatto con due modalità:
2.1) manualmente dall’utente via pec
2.2) in automatico dal gestionale

2.1) Spedizione manuale via pec

Nella stessa giornata di emissione delle fattura bisognerà prendere il file xml della fattura generata dal nostro gestionale, firmarlo con la propria firma digitale, (che andrà acquistata presso uno dei vari fornitori es. aruba, poste, etc) * e spedirlo via PEC al sistema d’interscambio (sdi) e ritornerà sempre con una PEC una risposta di accettazione o di scarto.
Questa è una soluzione a costo zero ma l’invio è totalmente manuale!! 

* Da maggio 2018 non è più obbligatorio firmare digitalmente le fatture

2.2) Spedizione in automatico dal gestionale

Il nostro gestionale prende in carico il file xml della fattura e lo invia al nostro server che provvede a:

• spedirlo al sistema di interscambio
• riceve le notifiche e mostrarle sul gestionale

Questo processo è possibile in quanto siamo un’azienda accredita per la trasmissione presso l’Agenzia delle Entrate.
Il vantaggio di questa soluzione è che tutto il processo è automatizzato e non è richiesto nessun intervento manuale.

3) Conservazione del file

La conservazione dei file xml delle fatture può essere fatta localmente, con un backup periodico del file database, oppure “dematerializzando” i file xml: a tal proposito ci interfacceremo con il servizio Docfly di archiviazione sostitutiva di Aruba.

NB: la spedizione al Sistema TS rimane invariata, perché al momento non ci sono indicazioni circa la fusione dei due sistemi di spedizione.

Contiamo di entrare in una fase di test dopo l’estate, per permettere a tutti di iniziare a prendere confidenza con il nuovo meccanismo automatico di fatturazione. Chi non emette fatture con il gestionale deve innanzitutto imparare a fatturare con il gestionale da subito, in modo che poi il passaggio alla fatturazione elettronica diventerà naturale.