Un corretto Controllo Di Gestione (CDG) dello studio odontoiatrico, consiste nell’analizzare delle situazioni particolari legate ai preventivi e alle prestazioni in un dato periodo di tempo. Per farlo, nei riepiloghi contabili di Horizon (Vai a > Riepiloghi contabili e Statistiche Cliniche) abbiamo aggiunto la sezione chiamata Monitor Preventivi, nei quali è possibile analizzare diverse informazioni. Per ciascuna, oltre ad ottenere un’indicazione complessiva, è possibile visualizzare in maniera più approfondita l’informazione cliccando sul pulsante “Apri dettaglio”.

In particolare possiamo sapere:

• Numero di prime visite. Spesso le prime visite non vengono indicate nelle cartelle cliniche come prestazioni e questo limita alcuni tipi di analisi molto interessanti. Per avere un quadro completo, la prestazione prima visita deve essere aggiunta sia nei listini prezzi che in cartella clinica e messa in eseguito.
  Per calcolare il numero di prime visite eseguite, nella schermata “CDG Preventivi e Prestazioni” va indicata la sigla (esatta) di questa prestazione attraverso il pulsante “Prest. Prima Visita”.
• Numero Preventivi su Nuovi pazienti. Vengono conteggiati il numero dei nuovi preventivi (e il relativo importo) emessi solo a pazienti di nuovo inserimento.
• Numero Preventivi Totali. Vengono conteggiati il numero dei nuovi preventivi (e il relativo importo) emessi.
• Numero Preventivi Accettati. Dei preventivi totali, vengono conteggiati solo il numero dei preventivi accettati (e il relativo importo).
• Scostamento tra Preventivi Totali e Preventivi Accettati su Nuovi pazienti: solo per i nuovi pazienti, mostra la differenza tra il totale dei preventivi emessi e i preventivi accettati, indicando quindi solo la quantità di preventivi non accettati o scaduti (e il relativo importo).
• Scostamento tra Preventivi Totali e Preventivi Accettati: mostra la differenza tra il totale dei preventivi emessi e i preventivi accettati, mostrando quindi solo la quantità di preventivi non accettati o scaduti (e il relativo importo).
• Scostamento tra Preventivi Accettati e Prestazioni eseguite: dei preventivi emessi e accettati, viene mostrata la differenza tra le prestazioni a preventivo e quelle effettivamente eseguite, sia in termini di quantità che di importo.
• Scostamento tra Prestazioni eseguite e Fatturate: di tutte le prestazioni eseguite, ciò che non è stato ancora fatturato sia in termini di quantità che di importo.
• Scostamento tra Prestazioni eseguite e Pagate: di tutte le prestazioni eseguite, ciò che non è stato ancora pagato sia in termini di quantità che di importo.
• Mancati appuntamenti in agenda (DropOut): ogni qual volta contrassegniamo in agenda un mancato appuntamento (tasto destro sull’appuntamento > Stato > Mancato) ovvero quando il paziente non si presenta senza preavviso, Horizon in automatico ci chiederà se vogliamo inserire una prestazione DropOut in cartella clinica. Questo tipo di prestazione sarà esclusa dal preventivo e avrà una durata pari a quella dell’appuntamento mancato. In questo riepilogo verranno mostrati i conteggi delle prestazioni DropOut sia in termini quantitativi, che di tempo. Nel dettaglio abbiamo anche il valore economico perso in termini di costi fissi.

Nell’esempio riportato in figura, abbiamo analizzato il CDG del periodo dell’anno in corso, andando a dettagliare lo scostamento tra preventivi totali e accettati su nuovi pazienti.

Nel dettaglio, attraverso i pulsanti dedicati al marketing (SMS e Whatsapp), sarà possibile veicolare messaggi mirati ai pazienti in lista.