La costruzione di un rapporto di fidelizzazione inizia subito dopo che un NUOVO cliente chiama lo studio per prendere un appuntamento.

È cruciale assicurarsi che il paziente ricordi chiaramente i dettagli dell’appuntamento, evitando che possa ripensarci. Questo processo può essere ottimizzato utilizzando strategie di comunicazione moderne e tecnologiche.

Tra le fasi più importati per la fidelizzazione di un paziente abbiamo:

Conferma Immediata dell’Appuntamento:

– Inviare una conferma via SMS,Whatsapp o Email subito dopo la chiamata.

Messaggistica Strategica:

– Inviare promemoria periodici (ad esempio, una settimana prima, un giorno prima) per mantenere alta l’attenzione sull’appuntamento.

– Inviare contenuti utili e pertinenti che possano educare il paziente sui servizi offerti, migliorando così la percezione della competenza dello studio. A Tal proposito attiva gratuitamente la Landing Page di Horizon.

– Utilizzare messaggi personalizzati per far sentire il paziente speciale e accolto. Questo può includere messaggi di benvenuto, informazioni sullo studio, e ciò che possono aspettarsi durante la visita. Consulta l’articolo sull’inserimento contenuti WEB nei messaggi

Tutto ciò è possibile con Horizon: se opportunamente impostato il nostro software può inviare automaticamente messaggi personalizzati ai nuovi pazienti, incluso conferme di appuntamento, promemoria e informazioni educative, innescando così il rapporto fidelizzante verso questo paziente.

E’ stato da tempo introdotto in Horizon il meccanismo  dei Workflow, ossia azioni automatiche al manifestarsi di determinati eventi. Tra i vari eventi che generano un WorkFlow, uno degli ultimi introdotti e quello relativo all’evento: NUOVO APPUNTAMENTO con NUOVO PAZIENTE

Come istruire Horizon per:

1) Inviare subito un messaggio di benvenuto e di accoglienza dello studio
2) Inviare un reminder pochi giorni prima dell’appuntamento al nuovo contatto, senza che sia stato inserito come nuovo paziente tra i file Horizon.

Prima di tutto dobbiamo fare una configurazione in Horizon: creare il WorkFlow specifico, che nel momento in cui inseriamo in agenda un appuntamento per un nuovo paziente, gli invia un messaggio di benvenuto.
Questo si fa partendo dalla configurazione di Horizon, ecco i passi da seguire:

• Entrare in File > Impostazioni > Configurazione generale
• Scegliere la pagina WorkFlow
• Cliccare su + per creare un Nuovo WorkFlow
• Selezionare l’Evento Agenda – Appunt da Nuovo Paziente
• scegliere la tipologia del messaggio (SMS/Whatsapp desktop/Whatsapp diretto/email), nella schermata scegliamo Whatsapp Desktop
• decidere se l’esecuzione del workflow deve avvenire in automatico o con conferma
• Scegliere il testo del messaggio, usando le variabili per la personalizzazione dei testi
• Conferma con Ok

Se vogliamo usare un Whatsapp diretto, utile nel caso di messaggi in automatico, vediamo come impostare l’azione

• Scegliere il template messaggio_generico_3, o un altro tipo di template fra quelli disponibili
• Impostare nel testo_libero il messaggio desiderato usando le variabili, ad esempio: ti ricordiamo l’appuntamento di <Giorno> <Data> alle <Ora>. Per qualsiasi esigenza puoi consultare la ns pagina web <landing>. <dati_studio>

Dopo aver impostato il workflow nella configurazione vediamo cosa succede quando si inserisce un nuovo Appuntamento per un Nuovo Paziente

1)  Inserire un Nuovo Paziente in Agenda facendo in modo che si inneschi il WorkFlow appena creato.

Per inserire un appuntamento al paziente che non è censito in anagrafica bisogna avere un’accortezza: passare alla pagina Nuovo Paziente ed inserire i dati anagrafici minimi di Cognome, Nome, Cellulare. Per cui per ogni nuovo paziente dovremmo istruire il personale di segreteria a:

• Dal nuovo Appuntamento cliccare sulla Pagina Nuovo Paziente
• Inserire Cognome, Nome, Cellulare, eventuali note e dare OK.

Dopo aver confermato l’appuntamento si avvia il WorkFlow del messaggio.

           

 

Consigliamo di usare un’azione che non richieda conferma dell’attivazione, in modo che l’operatore di segreteria non sia costretto a decidere cosa deve fare, soprattutto se è una segreteria che lavora su turni.

Se si desidera avere un automatismo completo, uno degli strumenti più recenti e completamente a norma GDPR è il Whatsapp Diretto, ossia l’invio di un messaggio Whatsapp fatto tramite la nostra piattaforma Certificata META. Questo tipo di invio non richiede nessun tipo di connessione al numero whatsapp dello studio ed è totalmente automatico.

Note Bene: I messaggi Whatsapp Diretti non arrivano con l’account dello studio, ma arrivano dall’account Messaggi dal tuo Dentista , un account Business della nostra azienda CAES che è stato certificato da META per l’invio tramite API. Questo implica che lo studio non ha un accesso diretto al contatto Whatsapp del nuovo paziente, e viceversa, per cui si preservano i dati sensibili di entrambi ed il tutto avviene a norma di GDPR.

2) Inviare un reminder pochi giorni prima dell’appuntamento al nuovo contatto

ATTENZIONE! Se il nuovo paziente è stato inserito dalla pagina Nuovo Paziente dell’appuntamento, Horizon lo analizzerà anche quando inviamo i reminder dell’appuntamento alla stessa maniera in cui viene trattato un paziente già inserito nel database. Nelle versioni precedenti era necessario trattare manualmente queste anagrafiche, a meno che non venivano introdotte anche come nuovi pazienti nei database. Da ora in poi il paziente nuovo correttamente introdotto solo nell’appuntamento, riceverà il reminder come tutti gli altri pazienti.

VANTAGGI NELL’UTILIZZO DEI WORKFLOW

• Aumento della Fedeltà: una comunicazione costante e mirata crea un senso di affidabilità e sicurezza nel paziente, incrementando la probabilità che ritorni per future visite.
• Riduzione delle Disdette: ricordare costantemente al paziente il suo appuntamento riduce il rischio che lo dimentichi o lo annulli.
• Immagine Tecnologica: l’uso di strumenti avanzati come Horizon dimostra un impegno verso l’innovazione e l’efficienza, migliorando la percezione dello studio.

Dunque, implementare un sistema di messaggistica mirata con l’aiuto di Horizon può trasformare l’esperienza del paziente, promuovendo una relazione duratura e di fiducia. Attraverso conferme tempestive, promemoria personalizzati e contenuti educativi, è possibile creare un percorso di fidelizzazione che inizia dal primo contatto e continua a svilupparsi nel tempo.