Il monitoraggio della clientela è uno strumento fondamentale per capire, nel corso del tempo, quali e quanti sono i pazienti dormienti. Con l’espressione “pazienti dormienti” intendiamo tutti quei pazienti che ufficialmente appartengono ancora allo studio, ma nei fatti non vi accedono né per fare prestazioni né per le visite di controllo. Riattivare i pazienti dormienti con opportuni strumenti di marketing (SMS, whatsapp o email mirate), potrebbe essere un ottima soluzione per mantenere alte le entrate dello studio.

Nei riepiloghi contabili di Horizon (Vai a > Riepiloghi contabili e Statistiche Cliniche) abbiamo aggiunto la sezione chiamata Monitor Pazienti, nei quali è possibile analizzare diverse informazioni suddivise in due sezioni: Status Pazienti e Monitor Agenda/Richiami. Per ciascuna, oltre ad ottenere un’indicazione complessiva, è possibile visualizzare in maniera più approfondita l’informazione cliccando sul pulsante “Apri dettaglio”.

Status pazienti

Lo status dei pazienti, ci fornisce informazioni riguardanti i pazienti dormienti. Per categorizzare il paziente, il software fa una considerazione sull’ultima volta in cui il paziente ha avuto un rapporto con lo studio in termini clinici (prestazione effettuata) oppure economici (pagamento di una prestazione). La data più recente di una di queste due condizioni ci fornisce l’informazione di quando il paziente ha avuto l’ultimo contatto con lo studio. Horizon quindi suddivide tutti i pazienti in 5 particolari categorie:

• Pazienti Attivi: sono tutti quei pazienti che nel corso degli ultimi 6 mesi, hanno avuto un rapporto con lo studio dentistico.
• Pazienti Dormienti: sono tutti quei pazienti che hanno avuto un rapporto con lo studio dentistico nel periodo che va da 6 mesi a 2 anni fa. Questa tipologia di pazienti sono quelli da “riattivare”. Far trascorrere troppo tempo senza un contatto diretto, potrebbe essere deleterio e perderli.
• Pazienti Persi: sono tutti quei pazienti che hanno avuto un rapporto con lo studio dentistico nel periodo che va da 2 anni a 10 anni fa. Questa tipologia di pazienti viene indicata come “Persi” in quanto il periodo trascorso è troppo lungo e si presuppone che non siano più interessati a tornare nello studio dentistico. Una opportuna strategia di marketing potrebbe riattivare una parte di questa clientela.
• Pazienti Fuori GDPR: sono tutti quei pazienti che hanno avuto un rapporto oltre 10 anni fa. Questa tipologia di paziente potrebbe essere eliminata dagli archivi perché non più legati allo studio dalla normativa GDPR.
• Pazienti Indefiniti: sono tutti quei pazienti con l’anagrafica presente nel software ma non c’è alcuna attività clinica o contabile. Potrebbero essere dei pazienti in attesa di eseguire delle prestazioni (nuovi preventivi) o pazienti a cui sono stati sottoposti dei preventivi che non sono stati poi accettati (in questo caso sarebbe meglio analizzare il Monitor Preventivi).

Monitor agende/richiami

Oltre allo stato attuale dei pazienti ricavato dalla clinica e dalla contabilità, possiamo monitorare il loro legame con lo studio dentistico attraverso gli appuntamenti futuri in agenda o dal fatto che siano presenti o meno nella lista dei richiami. Un paziente con un appuntamento futuro non ha necessità di essere “attivato”. Caso particolare il paziente che ha un richiamo periodico attivo (sempre che venga gestito a dovere), che potrebbe non rispondere alle comunicazioni e finire automaticamente nella lista dei pazienti dormienti o persi. La categoria su cui avere più attenzione invece, sono quei pazienti che non hanno né appuntamenti né sono presenti nella lista dei richiami.

In questa tipologia di monitor abbiamo proprio questo resoconto:

• Appuntamenti futuri: pazienti che hanno un appuntamento nel futuro.
• Pazienti senza appuntamento ma in richiamo: pazienti che non hanno un appuntamento nel futuro ma sono presenti nella lista dei richiami periodici.
• Pazienti senza appuntamento senza richiamo: pazienti che non hanno un appuntamento nel futuro e non sono presenti neanche nella lista dei richiami periodici.
• Pazienti in richiamo: pazienti che sono presenti nella lista dei richiami periodici (a prescindere dal fatto che abbiano appuntamenti).
• Pazienti attivi senza richiamo: pazienti che nel corso degli ultimi 6 mesi, hanno avuto un rapporto con lo studio dentistico ma non sono presenti nella lista dei richiami.

Cliccando su ciascuna voce in elenco, sarà possibile visualizzare il dettaglio dei pazienti facente parte di quel gruppo. Nel dettaglio, attraverso i pulsanti dedicati al marketing (SMS e Whatsapp), sarà possibile veicolare messaggi mirati ai pazienti in lista.